Trik Jadi Party Organizer
Nggak usah panik jika diminta merancang pesta ultah perusahaan...
Nggak usah panik dan cemas begitu bos menunjuk kita untuk merancang pesta ulang tahun perusahaantahun ini. Menjadi event organizer (EO) dadakan justru memberi kita kesempatan, tuh, untuk mewujudkan pesta ultah kantor impian (walau tetap mesti kita diskusikan dulu dengan si bos!).
Segala daya kreativitas pun bisa kita keluarkan, tapi tentunya, nih, ada sejumlah peraturan yang kudu kita perhatikan supaya pesta berlangsung sukses. Dengan begitu nggak cuma atasan yang puas,tapi juga seluruh karyawan!
Pentingnya pilihan waktu
Selain sebagai bentuk rasa syukur atas eksistensi perusahaan selama ini, pesta ultah juga merupakan momen tepat bagipara pemilik perusahaan untuk berterimakasih pada seluruh karyawannya. Artinya, nih, jangan sampai acara yang kita buat malah menambah beban kita dan rekan-rekan, terutama mengenai pemilihan waktu pesta.
Menurut Myra Suraryo, General Manager dari Azura Activation, idealnya pesta ultah diadakan pada jam kantor. Jadi nggak ada salahnya, tuh, kita mengusulkan pada atasan untuk mengambil jatah setengah hari kerja demi acara yang diadakan setahun sekali ini. Hindari menjadwalkan pesta di akhir pekan karena karyawan pasti enggan menggunakan hari libur untuk acara kantor.
Atasan menolak pemakaian jam kerja dengan alasan ingin mengundang klien-klien dari perusahaan lain? Terpaksa, deh, kita menggunakan waktu di sore hari pasca jam kantor. Jangan lupa sediakan sarana transportasi untuk karyawan jika pesta diadakan di luar kantor.
Meriah, dong
Untuk menciptakan pesta ultah berkesan, kita kudu mengusahakan adanya kehadiran empat hal berikut:
Hiburan seru
Nggak asyik, dong, kalau acara pesta ultah hanya terdiri dari pidato singkat si bos dan makan-makan. Kita dan karyawan lainnya pasti mengharapkan adanya hiburan seperti penampilan band atau lawakan kocak.
“Jika kita memiliki dana terbatas, acara hiburan bisa diisi oleh para karyawan sendiri. Masing-masing divisi boleh, tuh, tampil di atas panggung untuk menyumbang lagu, yel-yel atau pertunjukkan drama singkat. Yang penting acara berlangsung meriah!” kata Myra.
Pilah-pilih games
Games nggak bisa dipisahkan dari suatu pesta ultah karena merupakan sarana tepat untuk membuat karyawan dan atasan lebih membaur. Idealnya, sih, atasan mau 'gila' bersama para bawahan ketika mengikuti games. Tapi ingat, kita mesti memilih jenis permainan sesuai dengan budaya kantor!
Jika bos termasuk orang yang kaku dan selalu menjaga jarak dengan bawahan, pilihlah games netral seperti tebak gambar atau lirik lagu. Lain halnya jika bos kita termasuk orang yang supel dan menjadi teman kita di luar kantor. Sah-sah saja, tuh, kita membuat games yang lebih 'gila' seperti joget balon hingga cebur-ceburan ke kolam renang.
Makanan plus plus
Pesta identik dengan makanan yang melimpah ruah. Meski sudah makan satu jenis menu, para undangan termasuk kita pasti tetap ingin mencicipi menu lainnya sambil bersosialisasi. Jadi usahakan, deh, menyediakan makanan beragam dalam jumlah besar agar seluruh karyawan kebagian.
“Dana yang minim bisa kita siasati dengan cara memesan makanan yang tidak terlalu mewah tapi tetap disukai semua orang, misalnya bakso atau es doger. Bisa juga kita memesan paket makanan dengan biaya minimum dari suatu resto, sedangkan menu tambahan lainnya kita peroleh dari sumbangan karyawan dan atasan,” tambah Myra.
Hadiah
Setelah menghibur para undangan dengan penampilan band, games dan makanan, sebaiknya kita sebagai pihak penyelenggara juga menyediakan goodie bag berisi benda berguna seperti stationary keren atau tas chic. Jadi para tamu nggak pulang dengan tangan kosong, deh.
Jika perusahaan menyediakan banyak dana, kita juga bisa mengusulkan atasan untuk menyediakan doorprize menarik. Menurut Myra hal ini akan menunjukkan ketulusan perusahaan terhadap para karyawannya.
Undangan + dresscode
Waktu sudah ditentukan, isi acara sudah tersusun, maka waktunya kita untuk mengirim undangan. Pastinya, nih, kita kudu membedakan undangan untuk staf dari tiap level. Kalau untuk rekan-rekan kerja yang selevel, sih, nggak masalah dikirimkan via email.
Lain halnya jika kita mengundang office boy maupun driver. Berhubung mereka nggak punya email, sebaiknya kita menempelkan undangan di dekat daftar absensi sekaligus mengundang secara lisan. Khusus untuk level senior manager, klien hingga dewan direksi, sebaiknya kita mengirimkan undangan khusus. Kalau perlu, nih, undang mereka secara personal.
Jangan lupa cantumkan dresscode supaya pesta berlangsung lebih seru. Jika hanya berupa pesta ultah divisi, sih, kitabisa membuat dresscode spesifik seperti motif kotak-kotak, bunga ataudasi. Sebaliknya, tetapkan dresscode simpel seperti warna atau bahantertentu jika tamu undangan kita berasal dari berbagai level dan kalangan.
Selamat berpesta! CC